С момента законодательного изменения стандартов работы управляющих компаний и служб ЖКХ прошло более 2 лет. Теперь организации круглосуточно должны оставаться на связи с жителями, отвечать на звонки в считанные минуты и хранить телефонные заявки в специальном журнале.

На практике далеко не все обслуживающие организации перешли на такой формат работы с жильцами. Одни не готовы использовать новые решения, так как их сложно и долго внедрять в существующую инфраструктуру компании. Другим кажется, что переход на новые стандарты работы является достаточно дорогостоящим.

Как быстро организована диспетчерская служба в соответствии с ГОСТАМи и нормами законодательства, и сколько это стоит, поделилась опытом Екатерина Харченко, руководитель управляющей компании «Основа».

Диспетчерская служба «под ключ»

IP-телефония и CRM - ключевые решения, на базе которых создаются современные диспетчерские службы «под ключ». Время подключения сервисов составляет не больше 1 рабочего дня, подключение и настройку берут на себя провайдеры услуг. Причем все работы ведутся удаленно (через интернет). Получается, что для диспетчерской службы не надо покупать специальное оборудование, прокладывать дополнительные провода.

В УК «Основа», которая уже 5 лет осуществляет управление и обслуживание многоквартирных домов в Иваново, в 2019 году была организована диспетчерская на базе этих решений. Каких же результатов удалось добиться компании?

«Благодаря IP-телефонии мы на 100% контролируем входящие и исходящие звонки. У нас появилась возможность даже в выходные и праздничные дни отслеживать аварийные ситуации. Интеграция АТС «Телфин.Офис» с CRM «АДС на 100%» позволяет синхронизировать данные по заявкам и вести историю обращений в удобном для нас формате», - рассказывает Екатерина Харченко.    

При обращении в УК в нерабочее время звонок может быть переадресован на мобильный номер ответственного сотрудника. Если диспетчер не может принять вызов, есть возможность оставить голосовое сообщение. В этом случае заявка автоматически записывается и отправляется на e-mail.

«Дополнительно мы подключили виртуальный городской номер. Теперь телефонная линия всегда свободна, так как наш корпоративный номер является многоканальным. Еще один плюс такого номера - возможность подключить к нему любое число многоквартирных домов», - добавила Екатерина.

Как результат, IP-телефония и специализированная CRM-система полностью автоматизировали процесс приема и обработки обращений жителей. УК «Основа» работает точно в соответствии с законодательством: время ответа на звонок не превышает 5 минут, телефонные заявки фиксируются в АТС и хранятся в течение 3 месяцев в CRM.

Дополнительные сервисы для УК

Некоторые компании не ограничиваются базовыми возможностями IP-телефонии для создания диспетчерской службы. Представители УК и ТСЖ все чаще подключают голосовое приветствие и IVR, чтобы упростить процесс дозвона жильцов. Зная добавочный номер необходимого сотрудника или отдела, например, бухгалтерии или поста охраны можно самостоятельно перевести звонок.

«Стоимость базового решения для организации диспетчерской службы ТСЖ И УК - от 1550 рублей в месяц. Цена зависит от необходимых сервисов: многоканальный телефонный номер, запись и хранение звонков, сценарии и очереди, статистика и журнал вызовов, голосовая почта и переадресация, интеграция с системами «АДС на 100%», «Бурмистр.ру», Битрикс24, amoCRM», - рассказывает Иван Павлов, руководитель проектов Телфин, российского провайдера IP-телефонии.

В мае организовать работу диспетчерской службы на базе IP-телефонии от Телфин можно по более выгодным условиям.  До конца весны стоимость подключения виртуальных номеров 65 городов России по условиям акции составляет всего 290 рублей. Одномоментно можно подключить несколько виртуальных номеров и объединить их в единую корпоративную телефонную сеть, чтобы общаться внутри компании абсолютно бесплатно.

Если вы планируете автоматизировать работу диспетчеров, создать единый колл-центр для приема и обработки заявок, напишите или позвоните специалистам Телфин. Вам обязательно ответят и помогут подобрать индивидуальное решение в соответствии с корпоративными требованиями и бюджетом компании.